Для объективного отражения оперативной обстановки в гипермаркете, всей текущей деятельности подразделения службы безопасности а так же фиксирования всех происшествий, происходящих в течение смены, рекомендуется ведение старшим смены подразделения службы безопасности (Далее, - старшим смены), ряда журналов учетной документации. Их количество, наименование, объем отражаемой информации может варьироваться и зависеть от различных факторов, - от формата гипермаркета, структуры подразделения СБ и количества сотрудников, заступающих в смену, количества и объема поставок товара, покупательского потока и т.д. Вашему вниманию предлагается примерный перечень учетных журналов, которые могут вестись в гипермаркете и некоторые практические рекомендации по их ведению. Следует отметить, что ведение некоторых, наиболее значимых журналов, как правило, регламентируется специальными инструкциями.
1. ПЕРЕЧЕНЬ ЖУРНАЛОВ УЧЕТНОЙ ДОКУМЕТАЦИИ
Контроль над ведением старшими смены журналов учетной документации осуществляет руководитель службы безопасности гипермаркета.
1. Журнал «Приема – сдачи смен» (ведется старшим смены, обязанность его ведения должна быть регламентирована «должностной инструкцией старшего смены подразделения службы безопасности»);
2. Журнал «Учета ошибок персонала ТЦ» (ведется старшим смены);
3. Журнал «Учета хищений» (ведется старшим смены);
4. Журнал «Учета порчи товара» (ведется старшим смены);
5. Журнал «Учета расходования противокражных датчиков» (ведется старшим смены, ведение регламентируется «Инструкцией о порядке использования противокражных датчиков»);
6. Журнал «Учета прибытия-убытия автотранспорта c товаром и оборудованием» (ведется сотрудниками службы безопасности, несущими дежурство на дебаркадере, контролируется старшим смены и руководителем службы безопасности, ведение, как правило, регламентируется нормативными актами по учетам товародвижения);
7. Журнал «Учета забытых и потерянных покупателями вещей» (ведется старшим смены);
8. Журнал «Учета технических неисправностей» (ведется старшим смены);
9. Журнал «Выдачи технических средств» (ведется старшим смены);
10. Журнал «Учета промоутерских акций» (ведется старшим смены, ведение, как правило, регламентировано «Инструкцией о порядке проведения промоуторских акций»);
11. Журнал «Выдачи ключей» (ведется сотрудником службы безопасности поста «Служебный вход» либо старшим смены в торговых предприятиях небольшого формата);
12. Журнал «Контрольного снятия касс» (ведется старшим смены, совместно с менеджером, контролирующим работу кассиров, - старшим кассиром, менеджером прикассовой зоны);
13. Журнал «Открытия-закрытия центральной кассы» (ведется членами комиссии по открытию-закрытию гипермаркета, контролируется старшим смены, регламентирован, как правило, «Стандартом открытия-закрытия гипермаркета»);
14. Журнал «Прибытия-убытия персонала» (заполняется сотрудниками гипермаркета, контролируется старшим смены либо сотрудником службы безопасности соответствующего поста, регламентирован, как правило, «Стандартом о внутриобъектовом режиме»);
15. Журнал «Учета похищенного и испорченного товара» (ведется старшим смены).
2. ПОРЯДОК ВЕДЕНИЯ «ЖУРНАЛА ПРИЕМА - СДАЧИ СМЕН СТАРШИМИ СМЕНЫ»
Как уже было отмечено, ведение данного журнала, обычно регламентировано должностной инструкцией старшего смены, в соответствии с которой старшему смены предписано вести учет происшествий, недостатков в работе сотрудников службы безопасности и персонала, отмечая указанные события в журнале приема-сдачи дежурства в хронологическом порядке. Зачастую, данный журнал является документом, на основании которого руководитель службы безопасности гипермаркета составляет ежедневную служебную записку на имя Директора гипермаркета.
Журнал «Приема-сдачи смен» должен заполняться старшим смены в течение смены четким разборчивым почерком, в хронологическом порядке, по мере поступления информации о событиях, происходящих в гипермаркете и результатах разбора по произошедшим событиям. В нем в обязательном порядке должна найти отражение следующая информация:
- время заступления старшего смены на дежурство;
- время и состав комиссии по открытию гипермаркета, замечания, имеющие место при открытии гипермаркета;
- время и состав комиссии по открытию центральной кассы, замечания комиссии, по открытию центральной кассы, результаты проверки наличия ключей от кассовых терминалов и денежных ящиков;
- состав дежурной смены сотрудников службы безопасности, время их прибытия и заступления на посты;
- ФИО, должность и время опоздавших сотрудников гипермаркета;
- отметка о проведении инструктажа заступающей дежурной смены сотрудников службы безопасности;
- отметка об участии старшего смены в инструктаже линейного персонала;
- отметка о проведении внутренней и внешней инкассации денежных средств;
- отметка о контрольных снятиях касс и значительных расхождениях, выявленных при снятиях X и Z-отчетов;
- отметка о посещении гипермаркета вышестоящими сотрудниками службы безопасности и руководством Компании, а так же посещение представителей правоохранительных и иных контролирующих органов, поступившие при этом замечания;
- отметка о проведении работ сотрудниками сторонних организаций в ночное время;
- отметка о срабатывании охранно-пожарной сигнализации;
- наличие и исправность технических средств, принятых под охрану;
- хронологический перечень всех событий, произошедших в гипермаркете в течение дежурной смены и в ночное время, а так же контрольные мероприятия сотрудников охраны по предотвращению, пресечению и возмещению фактов причинения ущерба гипермаркету, с фиксацией их результатов;
- предложения и рекомендации о принятии мер по ликвидации причин и условий, способствующих причинению ущерба Компании, нарушению сотрудниками локальных нормативных актов Компании и норм федерального законодательства и возникновению иных происшествий, негативно сказывающихся на имидже и интересах Компании.
При фиксации фактов причинения ущерба торговому центру следует придерживаться следующего алгоритма изложения данных фактов:
1. При выявлении факта хищения покупателем:
- - Время и обстоятельства выявления данного факта («сработка» противокражной системы (далее – ПКС); задержание по оперативной информации (чьей); выявление факта при наблюдении по мониторам СВН; и т.д.). При этом не следует указывать оперативно-тактические приемы работы охраны по выявлению данных фактов, особенно в отношении персонала;
- - Должность и фамилия сотрудника охраны или линейного персонала, выявившего данный факт;
- - Стоимость имеющегося при задержанном оплаченного товара с № кассового чека;
- - Полное наименование и розничная стоимость похищенного товара;
- - Время вызова и время прибытия сотрудников ОВО, номер экипажа, гос. номер автомашины экипажа, фамилия и звание старшего экипажа полиции;
- - В случае, если сотрудники полиции не вызывались, - причина этого;
- - ФИО и установочные данные задержанного (дата рождения, место жительства, данные о социальном портрете покупателя совершившего хищение);
- - Решение, принятое по факту задержания, - Сотрудниками ОВО составлен протокол, написано заявление о привлечении к уголовной ответственности, проведена профилактическая беседа с оплатой товара на кассе, товар возвращен в торговый зал для реализации, товар оплачен в кратном размере и т.д.;
- - В случае, если товар разукомплектован либо потерял товарный вид, - меры, принятые к возмещению причиненного ущерба;
- - Иные значимые обстоятельства, отражение которых необходимо для получения полной картины происшествия;
- - Причины и условия, способствующие совершению хищения, - отсутствие надлежащего контроля со стороны сотрудников охраны; отсутствие противокражных датчиков на товаре, подлежащему обязательному оборудованию ими; несвоевременное реагирование на сигналы от линейного персонала о подозрительных покупателях и т.д.
2. При выявлении факта хищения, совершенного сотрудником гипермаркета:
- - Время и обстоятельства выявления данного факта («сработка» ПКС; задержание по оперативной информации; выявление в процессе досмотра, после окончания рабочей смены; выявление употребления неоплаченного товара во время рабочей смены и т.д.);
- - Время и подробные обстоятельства совершения данного факта, а так же обстоятельства, способствующие или облегчившие сотруднику совершение хищения;
- - Должность и фамилия сотрудника охраны или линейного персонала, выявившего данный факт или сообщившего о нем;
- - Полное наименование и стоимость похищенного товара;
- - Время вызова и прибытия сотрудников ОВО, номер экипажа, гос. номер автомашины экипажа, фамилия и звание старшего экипажа;
- - В случае, если сотрудники полиции не вызывались, - причина этого;
- - Решение, принятое по факту задержания, - Сотрудниками ОВО составлен протокол, руководителем службы безопасности, или иным должностным лицом, имеющем доверенность, написано заявление о привлечении сотрудника к уголовной ответственности, товар оплачен в кратном размере, компенсирована недостача, выявленная в результате инвентаризации по категории товаров, с которыми был задержан сотрудник и т.д.;
- Основания, по которым сотрудник, совершивший хищение, уволен, - по собственному желанию, по соглашению сторон или по п/п-ту «г» п.6 ст.81 ТК РФ (В случае, если увольнение состоялось в течение текущей дежурной смены);
- - Проведенные профилактические мероприятия, по устранению причин и условий, способствовавших совершению хищения сотрудником гипермаркета.
3. При выявлении факта ошибки при отправке возврата товара поставщику:
- - Время выявления данного факта;
- - Номер товарной накладной, дата;
- - Наименование поставщика;
- - Суть ошибки, - Не подан на возврат товар, указанный в накладной; подан лишний товар; не соответствие веса товара и т.д.;
- - Точное наименование товара, по которому имеются расхождения; его стоимость за единицу товара, общая сумма;
- - Фамилия ответственного должностного лица, по чьей вине произошла ошибка;
- - Обстоятельства, способствующие совершению данной ошибки;
- - На какой стадии были допущены нарушения Стандарта регламентирующего процесс данной стадии товародвижения - при перемещении товара из торгового зала на дебаркадер; во время нахождения его на «складе возвратов»; при непосредственной передаче товара представителю поставщика и т.д.;
- - Решение, принятое по факту выявленных расхождений, - количество товара приведено в соответствие с накладной; лишний товар возвращен на реализацию; накладная исправлена и возврат осуществлен по факту и т.д.;
- - Решение, принятое в отношении сотрудника, по вине которого была допущена ошибка при возврате товара;
- - Фамилия сотрудника охраны, выявившего данный факт;
- Причины и условия, которые привели к тому, что подобная ошибка была допущена, - слабый контроль со стороны руководства линейным персоналом; не знание должностными лицами стандартов и инструкций, регламентирующих тот или иной процесс товародвижения; личная невнимательность и недисциплинированность лица, допустившего данную ошибку и т.д.;
- - Меры, принятые по предупреждению подобных ошибок.
4. При выявлении факта ошибки сотрудника гипермаркета при обслуживании покупателей:
- - Время и место выявления данного факта, - ПКС, выход из участка кассовых терминалов, прикассовая зона и т.д.;
- - Фамилия сотрудника охраны или линейного персонала, выявившего факт;
- - Номер кассового чека, при проверке которого выявлен данный факт, либо другие обстоятельства выявления, - визуальное наблюдение, при наблюдении по мониторам СВН, обращение покупателей и т.д.;
- - Номер кассы и фамилия сотрудника, допустившего ошибку;
- - Суть выявленной ошибки кассира или продавца, - по невнимательности не пробит какой либо товар; пробито лишнее количество приобретенного покупателем товара; пробит товар другого наименования, пересорт при взвешивании и т.д.;
- - Причина совершенной ошибки, - невнимательность, при сканировании товара; ошибка при наборе штрих-кода товара вручную; ошибка в умножении; не знание кассиром ассортимента товаров и т.д.;
- - Фамилия старшего кассира, которому доложено о выявленной ошибке кассира;
- - Решение, принятое по выявленной ошибке, - не пробитый товар оплачен на кассе (№ кассы, № кассового чека); товар возвращен в реализацию; излишне пробитый товар оплачен кассиром, а покупателю возвращены деньги и т.д.
5. При выявлении факта причинения ущерба сотрудником гипермаркета или покупателем:
- - Время выявления данного факта;
- - Фамилия сотрудника охраны, выявившего данный факт, либо сотрудника линейного персонала, сообщившего об этом;
- - Фамилия сотрудника гипермаркета, причинившего ущерб;
- - Обстоятельства причинения ущерба (время, место и т.д.);
- - Наименование уничтоженного или поврежденного товара или имущества торгового центра, его стоимость;
- - Фамилия должностного лица, которому доложено о происшедшем;
- - Решение, принятое по данному факту, - товар оплачен на кассе (№ кассы и № кассового чека); Составлен акт, вызваны сотрудники милиции, подан гражданский иск и т.д.;
- - Обстоятельства, способствующие причинению ущерба, - неправильная выкладка товара, нарушение правил техники безопасности, личная невнимательность или неосторожность и т.д.
3. ФОРМЫ ЖУРНАЛОВ УЧЕТНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ
Ниже приведены примерные образцы форм журналов учетной документации, перечисленных в разделе 1 настоящей статьи. К ряду журналов имеются пояснительные записки, остальные журналы заполняются по аналогии. Журналы должны заполняться четким, разборчивым почерком. Все росписи должностных и иных лиц в журналах должны иметь расшифровку фамилии расписавшегося сотрудника. Отсутствие расшифровки фамилии, должно расцениваться, как нарушение порядке ведения учетной документации. Все учетные журналы должны быть прошнурованы, страницы пронумерованы и скреплены печатью бухгалтера гипермаркета. На титульном листе указывается дата начала ведения журнала и дата окончания его ведения. Заполненные журналы, при наличии в гипермаркете помещения архива, хранятся в указанном помещении. При отсутствии архива, заполненные журналы учетной документации хранятся в кабинете руководителя службы безопасности гипермаркета. Рекомендуется журналы, перечисленные в разделе 1 настоящей статьи за №№ 1-6, хранить не менее 5 лет. Остальные журналы учетной документации допускается хранить от 1-го до 3-х лет.
Журнал «Учета ошибок (нарушений) персонала ТЦ»
| № п/п | Дата, время | Ф.И.О. должность сотрудника совершившего ошибку | Вид ошибки, подробное описание | Стоимость ошибки | Кто выявил | Принятое решение о возмещении ущерба |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
Журнал «Учета хищений»
| № п/п | Дата и время хищения (задержания) | Фабула происшедшего | Наименование похищенного товара | Стоимость похищенного | Ф.И.О. выявившего хищение | примечание |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
Пояснительная записка о порядке ведения журнала
Журнал ведется старшими смены, один лист таблицы журнала занимает 2 страницы формата А-4, хранится в комнате старшего смены (в помещение оператора системы видеонаблюдения) вместе с остальными рабочими журналами.
В графах журнала ведутся следующие записи:
1. указывается порядковый номер записи;
2. указывается день недели, дата, время совершения хищения или задержания нарушителя;
3. Фабула происшедшего должна включать в себя отражение следующих моментов:
- как и кем был выявлен факт совершения хищения;
- оперативно-тактическая работа сотрудников охраны по скрытому сопровождению нарушителя, обстоятельства и способ его задержания, препровождения в комнату досмотра;
- способ припрятывания товара;
- социально-психологический портрет задержанного нарушителя, - пол, возраст, социальный статус, местожительства, и другие значимые данные;
4. Полный перечень похищенного товара с указанием стоимости каждой единицы товара;
5. Суммарная розничная стоимость похищенного товара;
6. Фамилия, имя, отчество должностного лица, выявившего факт хищения, а так же фамилии лиц, из числа сотрудников охраны, реализовавших оперативную информацию о совершенном или совершаемом хищении;
7. Решение, принятое по факту выявления и задержания лица, совершившего хищение, - вызван наряд ОВО (номер экипажа, фамилия старшего), написано заявление о привлечении лица к административной ответственности (после вынесения постановления, - решение по делу), написано заявление о привлечении к уголовной ответственности (решение по заявлению, по возбужденному уголовному делу – приговор суда), лицо оплатило товар (в случае оплаты лицом товара, ранее похищенного неизвестными лицами, в примечание этого не указывать). В данной графе могут так же фиксироваться иные значимые обстоятельства, играющие роль при проведении анализа и формировании стратегии противодействия противоправным посягательствам.
Журнал «Учета порчи товара»
| № п/п | Ф.И.О. выявившего факт причинения ущерба | Фабула | Сумма | Виновное лицо | Принятое решение о возмещении ущерба |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
